Le séjour au ski est un moment très important dans un mandat de BDE. Il représente bien souvent le point d’orgue de l’année pour les étudiants.
L’organisation de ce voyage n’est pas de tout repos et il ne faut surtout pas le prendre à la légère. Il existe de nombreux paramètres à prendre en compte afin de réaliser un séjour qui restera dans les annales de votre école. Trouvez la destination parfaite et abordable pour votre séjour au ski tout compris n’est pas une mince affaire. Chaque BDE aura un séjour idéal selon ses envies et ses besoins. N’hésitez pas à vous poser les bonnes questions : Combien de participants faut-il prévoir ? Quel est le budget ? Où souhaitez vous partir ? Comment s’y rendre ?
Ne vous précipitez pas et respectez les étapes d’une bonne organisation pour réussir votre séjour tout-compris dans les meilleures stations de ski étudiantes.
La préparation du séjour
Choisir votre station
Contactez un tour opérateur
Après vous être décidé à organiser un séjour au ski, n’hésitez pas à contacter une agence de voyage spécialisée dans les voyages étudiants. Ces tours opérateurs étudiant spécialisés pourront vous conseiller mais également vous proposez un séjour au ski tout compris.
Nous vous conseillons de choisir à l’avance un type de station et vos critères d’exigence, cela permettra à votre interlocuteur de vous proposer des stations en adéquation avec vos besoins. Attention aux offres imbattables, elle peuvent souvent cacher quelque chose. Si le tarif proposé par chaque agence est très important, la qualité du séjour est primordiale. Le rapport qualité/prix est essentiel, il ne faut surtout pas décevoir vos étudiants.
Organiser son séjour par soi-même
Si vous souhaitez organiser votre séjour par vous même vous risquez de trouver beaucoup de portes fermées et votre budget n’en sera pas réduit pour autant. Les agences de voyages étudiantes bénéficient de prix de gros sur les prestations tels que les remontées mécaniques pour le domaine skiable, la location de matériel de ski, le transport en autobus ou l’hébergement en résidences de location de vacances. Toute cette organisation est chronophage et il sera bien plus intéressant pour un BDE d’opter pour un séjour tout compris. N’oubliez pas que de nombreux aléas sont à prévoir dans l’organisation d’un tel événement, l’agence de voyage vous garantira une certaine sérénité sur un grand nombre d’entre eux
Avant de faire votre choix parmi les destinations de vacances à la montagne que vous propose les différents TO, nous vous conseillons de bien étudier les propositions et les différentes points inclus dans le contrat.
Astuce : N’attendez pas le dernier moment pour réserver votre séjour car les meilleures résidences pour votre séjour ski tout compris partent vite. Dès que vous connaissez les dates de vos vacances au ski, contactez un tour opérateur.
Le séjour de repérage
Demandez à l’agence de voyage un week-end de reconnaissance en station. Cela vous permettra de vous assurer de la fiabilité des prestations, de mieux préparer la logistique, de prévoir les activités, de rencontrer les professionnels (patron de boîte de nuit, restaurant, commerce, ESF), pour sympathiser et éventuellement obtenir des avantages supplémentaires. La reconnaissance est incontournable et doit être comprise dans le contrat que vous signez ( sauf le transport qui reste généralement à votre charge) . Toutes les infos que vous pourrez avoir vous permettront aussi de répondre à la pluie de questions qui s’abattra sur vous pendant le trajet en bus.
II- Réaliser un super séjour
Organiser le transport en bus
Le voyage en bus est souvent privilégiez par les tours opérateurs. Il offre un rapport tarifaire intéressant et vous permet de définir vos horaires de départ et d’arrivée . Le trajet est en moyenne de 10 à 12 heures pour les écoles les plus éloignées.. Le trajet sera long mais c’est à vous d’en faire un moment inoubliable du séjour. Avant de rejoindre la haute-montagne pour dévaler les pistes, les étudiant profiterons du transport pour se connaitre et vous connaitre en tant que BDE.
La majorité des départs se font en fin de journée et une bonne organisation vous permettra de gagner du temps. La semaine précèdent votre départ, nous vous conseillons de préparer une répartition selon la capacité des autocars mise à disposition. La liste est obligatoire et le chauffeur peux vous la demander au départ. Nommez les différents cars et informez les étudiants pour qu’il se répartissent au plus vite quand les bus sont prêts à partir. Faites chargez les valises dans les soutes et installez les étudiants puis faites l’appel pour vérifiez qu’il n’y a pas de retardataires. Les portes se ferment direction les sports d’hiver.
Afin de ne pas passer pour un BDE en carton, il vous faudra trouver des animations pour divertir vos étudiants. Nous vous laissons faire travailler vos méninges mais sachez que le trajet représente un moment fédérateur et très important du séjour. Vous pouvez par exemple établir une liste de gage ou d’action et demandez à vos étudiants de dire un numéro, il devra alors effectuer l’animation à laquelle correspond son numéro. Les chansons permettent également de faire passer le temps, déposez un petit fascicule avec les paroles de vos hymnes préférés sur chaque sièges avant le départ et vous aurez une super chorale. Avec ce type d’activité, vos étudiants ne remarqueront absolument pas le trajet. Vous commencez donc votre vacances étudiant ski dans les meilleurs conditions.
Lorsque vous arrivez en station, n’oubliez aucun bagage dans les cars et faites un bon coup de propre pour ne pas payer de caution. Prévoyez des sacs poubelles ils seront peut-être utile également si certains sont malade en montagne
Astuce : Demandez des cars équipés « grand tourisme » avec vidéo, toilettes pour un maximum de confort
Le séjour en station
Le séjour étudiant au ski est l’occasion de créer des liens supplémentaires entre les étudiants et par conséquent d’amener une bonne ambiance lors du voyage. Prévoyez la répartition des chambres en amont pour confortez vos étudiants à venir. Il est préférable de choisir une résidence non loin des pistes pour que chacun puisse aller et venir librement. Il est important que tous les étudiants soient logés dans le même établissement. Les trajets en bus se font souvent de nuit et vous devrait certainement faire patienter vos étudiants le temps de récupérer vos hébergement. Prévoyez un point de rassemblement à une heure précise et des activités pour animer la journée. Un partenariat avec un bar ou un restaurant est aussi un bon point si cela offre des petit-prix, cela offrira l’occasion aux étudiants de chiller en terrasse en attendant les clefs de leur appartement. Il en sera probablement de même pour le trajet retour.
Dès que les clefs sont distribuées, faites un tour des appartements pour voir si tous va bien et récupérez les états des lieux et éventuellement distribuer un programme de la semaine ainsi q’un plan de la station et des pistes. Si vos forfaits commencent le dimanche, il est souvent possible de récupérer votre matériel de ski la veille. Renseignez vous auprès du loueur partenaire et prévenez les étudiants. Chacun aime pratiquer le ski selon ses envies : ski, ski de fond, ski nordique, snowboard, surf, raquettes. L’agence de voyage que vous plébisciter doit vous proposer une gamme de matériel qui correspond aux envies de vos étudiants. Alors prévoyez plusieurs tarifs pour les différents types de skieur : débutant, loisir, performance.
Astuce : Renseignez-vous aussi sur les assurances « vol de matériel » et « matériel cassé ».
Demi pension ou pension complète ? Le ski all inclusive est tentant mais tout dépend de votre budget ! Mais rien ne vaut un pique nique sur les pistes, des aires sont d’ailleurs prévues à cet effet. Prévoyez des sorties restaurant pour dégustez des tartiflettes, fondues ou raclettes géantes. C’est toujours un plaisir après les pistes de ski et les belles gamelles dans les neiges des cimes.
En dehors des horaires d’ouvertures des pistes, il est essentiel de rassembler vos étudiants après la journée de ski dans la poudreuse. Certaines agences de voyage prévoient des animations sur le site. Demandez le détail et surtout la manière dont ce sera organisé et si elles sont payantes. Une animation par jour peut rendre votre séjour unique. Un séjour étudiant au ski réussi tient à la qualité des animations.ll ne faut pas se contenter des animations de base des agences de voyages. Le pot de bienvenue, la randonnée en raquette, la soirée en boîte de nuit sont des animations classiques. Prévoyez des activités qui sortent de l’ordinaire sur le front de neige ou dans votre résidence : descente aux flambeaux, motoneige, patinoire, promenade en traîneau à chien, compétition de ski, initiation surf, foot sur neige ou concours de bonshommes de neige. Vous pouvez également proposer aux intéressés, de passer les matinées avec un professeur de l’ESF ou d’une autre école de ski pour ainsi obtenir leur première étoile.
Astuce : Les cours de ski fournis par un professionnel sont onéreux. Si un ou plusieurs de vos membres sont des petits as de la glisse, ils pourront également aider les débutants jouant les moniteurs. L’entraide il n’y a rien de mieux et c’est pas chère.
La veille du départ, pensez à prévenir tous les étudiants des horaires d’état des lieux de sortie. Ils ont souvent lieux assez tôt, conseillez leurs de préparer leurs valises la veille et de ranger leur appartement pour éviter les mauvaises surprises le jour J. Pensez à récupérer le forfait de chacun si il est réutilisable afin de le transmettre à votre guide sur place. Les Chalets doivent également être propre dans leurs parties communes surtout si vous utilisez l’ensemble de l’établissement.
Renseignez vous sur les horaires de départ du bus et fixez un point de rdv, qui ne soit pas à la dernière minute, à vos étudiants. Même si les participants sont souvent fatigués le dernier jour, prévoyez quelques petites animations et des partenariats ou bons-plans avec des commerçants de la station qui proposent des réductions
Astuce : Demandez au tour opérateur une bagagerie afin de stocker les valises en sécurité en attendant le départ. Valable aussi pour le jour de l’arrivée.
Les vacances à la neige sont un moment inoubliable dans la vie de bon nombre d’étudiant. Pour le BDE c’est une grosse organisation en amont et pendant la semaine. La clef de la réussite c’est l’anticipation et une bonne préparation de chaque détails du séjour. La mise en place de nombreuses activités pour votre tribu sera récompensée par les joies sur les visages des étudiants. Ils rêveront pendant longtemps de leurs fous rire sur des télésièges, leurs chutes en ski sur des pistes bleues et vertes ou sur le téléski, leurs apéros endiablés avec de nouveaux amis, les soirées raclettes et bien d’autres moments inoubliables.
Cet article est tiré de notre expérience dans les séjours étudiant au ski dans les plus grandes stations et les plus grands domaines skiable de France : Alpes d’huez, les Menuires, La Clusaz, La Plagne, Les Arcs, Le Grand Bornand, Val D’Isère, etc…
